Commerciële e-mails: wat zijn de regels?

Regels voor verzenders van e-mailberichten.

Als u bulkmail verstuurt zonder toestemming van de ontvanger, zou het kunnen zijn dat u in overtreding bent van de gestelde regels. Met name met betrekking tot berichten die overlast veroorzaken, geldt er een spamverbod. Persoonlijke e-mails naar personen of bedrijven zijn uiteraard geen probleem.

Voor de wet wordt er een onderscheid gemaakt tussen de volgende partijen als er wordt gesproken over verzenders van e-mail berichten.

  • De verzender die de verzending verricht.
  • De opdrachtgever van de verzender.

Deze beide partijen kunnen door de Autoriteit Consument & Markt (ACM) verantwoordelijk worden gehouden bij overtreding van het spamverbod, waarbij er een maximale boete van 450.000 euro per overtreding kan worden uitgeschreven. Het komt ook voor dat ACM niet direct overgaat tot boetes, maar eerst een waarschuwing geeft.

De wettelijke eisen voor het versturen van e-mailberichten zijn:

  • De ontvanger dient vooraf actief toestemming te hebben gegeven, ook de vraag met de opt-in valt hieronder. Tevens mogen er geen vooraf aangevinkte vakjes op een inschrijfformulier zijn aangemaakt.
  • Er dient duidelijk gecommuniceerd te worden wat er verstuurd gaat worden en hoe vaak dit wordt gedaan.
  • Er dient duidelijk te worden aangegeven dat de gegevens wel of niet aan derden worden verstrekt.
  • De identiteit van de afzender dient duidelijk vermeld te worden (denk aan uw naam, adres, KVK nummer)
  • De ontvanger dient ten alle tijden de mogelijkheid te hebben om zich uit te schrijven (opt- out)

 

UITZONDERINGEN

Voor het versturen van commerciële mails aan bestaande klanten als u:

  • Soortgelijke producten aan de klant wilt aanbieden, welke uit uw eigen assortiment komen.
  • Als u bij een verkoop het e-mailadres hebt verkregen, of als het adres is ingevuld door de klant (waarbij het dus verboden is om bestaande gegevens te verrijken d.m.v. een extern bestand).
  • Als er bij het verkrijgen van het e-mailadres is aangegeven dat het adres gebruikt gaat worden voor het verzenden van commerciële mail.
  • Als er bij het verkrijgen van het e-mailadres de mogelijkheid tot afmelden is geboden.

 

AFMELDEN E-MAIL

  • Bij iedere commerciële verzending moet de mogelijkheid tot afmelden worden aangeboden aan de ontvanger.
  • Het afmeldproces moet simpel zijn. (zorg ervoor dat de ontvanger niet hoeft in te loggen)
  • In het geval dat de gegevens worden verstrekt aan derden (hostmailings/dedicated e-mail) moet de ontvanger ook de mogelijkheid hebben zich af te melden bij de bestandseigenaar. Zorg er dus voor dat de bestandseigenaar kenbaar gemaakt wordt in de mail en de mogelijkheid tot verzet heeft.
  • Als u meerdere merken/labels heeft, moet de afmelding zich op het niveau van de aanmelding bevinden. Dus niet 1x toestemming vragen voor het moederbedrijf en de ontvanger zich 3x laten afmelden voor de verschillende merken.
  • Iedere afmelding moet direct door u (de verzender) worden verwerkt.

 

IDENTITEIT VAN DE AFZENDER

  • Zorg ervoor dat iedere verzending een functioneel reply-to adres heeft. Een no-reply mag dus niet. De ontvanger moet de mogelijkheid hebben om de e-mail te beantwoorden.
  • De naam van de afzender dient bij iedere verzending aan te worden gegeven in het “Van” veld.
  • De boodschap mag niet misleidend of gecamoufleerd zijn. Zorg dus voor een duidelijke nieuwsbrief.

 

DERDE PARTIJEN

Als er voor gekozen wordt om te mailen naar bestanden van anderen dan zijn daar specifieke regels voor. De wettelijke verantwoordelijkheid van de verzending van een e-mail zowel bij de verzender als de bestandseigenaar. De bestandseigenaar is verantwoordelijk voor het verzamelen van de e-mailadressen. Oftewel: Is er op een correcte manier toestemming verkregen? De adverteerder dient er zeker van te zijn dat het externe adressenbestand op een legale manier verkregen is.

  • De bestandseigenaar heeft een aparte toestemmingsvraag opgenomen (vinkje) voor het verstrekken van gegevens aan derden
  • De toestemmingsvraag is voldoende geïnformeerd. Dus “speciaal geselecteerde partners” mag niet.
  • De verzender dient nagevraagd te hebben dat de bestandseigenaar zich aan de Code e-mail en wetgeving houdt. Het is slim om dit contractueel vast te laten leggen om aansprakelijkheid te voorkomen.
  • De bestandseigenaar dient in iedere mail op een dusdanige manier identificeerbaar te zijn dat hij bereikbaar is voor ontvangers van de mail. Vermeld dus duidelijk naam, adres en contactgegevens.

Meer informatie over wet en regelgeving vindt u hier op de website van de Autoriteit Consument & Markt (ACM).